Uh, kako sem učinkovit!

Objavljeno: 1. junij 2008

Zapisal: Matija Gabrovšek, specialist za analitiko in organizacijo laboratorijev, strokovnjak za organizacijo procesov oskrbe

Pri mojem zapisu o nesmiselnosti merjenja učinkovitosti laboratorija me je izzvala gospa Božičeva in sicer z vprašanjem, kako bi ugotovil, da analitiki dobro ali še bolje delajo, če tega ne merim. Odgovor je preprost, dober šef to preprosto ve, tako kot starši vedo, ali je otrok priden ali ne. Oziroma bi naj vedeli.

Zadeva žal ni tako preprosta. Morda bi še nekako šlo v nespremenljivem svetu, kjer desetletja in stoletja potekajo enako. A današnji svet ni takšen. Preprosto se srečujemo vsak dan z novimi, drugačnimi izzivi. Po eni strani vedno višja raven kakovosti izdelkov zahteva vedno obsežnejše analize, po možnosti tudi zahtevnejše in časovno potratnejše od prejšnjih. Po drugi strani pa podjetja poskušajo vse bolj rasti in povečevati prodajo, ter po drugi strani zniževati stroške. Zato se torej vodja nenehno sooča s težavami, saj obseg dela nepretgroma raste.

Nekoliko se vedno da povečati učinkovitost z boljšo organizacijo dela, a ne v nedogled. Slej kot prej bomo potrebovali nove aparature in nove ljudi. A kako jih dobiti? Kako prepričati nadrejene, da zares ne gre več drugače?

Ko razmišljam o tem, mi vedno na pamet pade prizor iz ene mojih najljubših komedij Life of Brian. Brian mora za sprejem v Ljudsko fronto Judeje dokazati, da res zelo sovraži Rimljane. “A lot!” odgovori na vprašanje koliko jih sovraži.

No, pa si predstavljajmo, da v laboratoriju ne zmoremo več opraviti vsega dela. Gremo k direktorju in ga poskusimo prepričati, da nujno potrebujemo nove instrumente in več analitikov, ter mu na vprašanje, za koliko se nam je povečala količina dela, odgovorimo, da zelo. Me res zanima, pri koliko direktorjih bi tak odgovor zadostoval.

Torej smo vendarle prišli korak naprej – ker se svet spreminja in z njim tudi naše delovno okolje, je potrebno na nek način ugotoviti, kako dobri in učinkoviti smo pri svojem delu. Seveda vsak šef ve, ali pa bi vsaj moral vedeti že po občutku, kako dobro delajo njegovi sodelavci, a kako naj to predstavi svojim nadrejenim?

Značke: ,

Komentarji (10) na: “Uh, kako sem učinkovit!”

  1. Aleš Čerin
    Jun 03, 2008

    Matija, hvala za tole razmišljanje.

    Pravzaprav po mojih izkušnjah večina šefov laboratorijev samo “jamra”, da ni dovolj ljudi, da ni dovolj instrumentov.

    Ko pa jih vprašaš, kaj pravzaprav hočejo, je odgovor natanko tak kot praviš: več ljudi, več strojev, … in ko zavrtaš naprej: “Koliko?”, pa ostanejo brez besed.

    Kakšne so pa vaše izkušnje, dragi šefi laboratorijev?


  2. Tomaž Peršin
    Jun 17, 2008

    Super, zanimivo razmišljanje.

    Če gledam iz mojih oči (zunanji izvajalec) je učinkovitost laboratorijev zelo zanimiva.
    Ponekod Šefi izgubljajo stik z laboratorijem in s tem niti ne vedo kako učinkovit je (običajno ni!) niti ne vedo kako ga spremeniti v bolj učinkovitega. Če sami točno ne vedo kaj se dogaja v laboratoriju, tudi ne morejo učinkovitosti izboljšati. Da ne govorimo o tem, da bi morali že po občutku vedeti kdo dobro dela.
    Dela je čez glavo a Šef je tisti, ki mora videti kako optimizirati delo. S sodobnim pristopom do dela je mogoče nemogoče.


  3. Aleš Čerin
    Jun 19, 2008

    Tomaž, hvala ker si se oglasil. Ja, ti pa imaš veliko stika s šefi.

    Izgubljanje stika z laboratorijem? Kako to misliš? Saj vendar vodijo prav laboratorij? Kje pa se bolj angažirajo, če ne s svojo osnovno dejavnostjo?

    Ali sem ti natresel preveč vprašanj?

    V moji praksi se vodje “izgubljajo” predvsem v pretirani birokraciji in veliko časa izgubijo na neplodnih sestankih (slabo pripravljeni, slabo vodeni, brez zaključkov, …).

    Oglasi se še kaj.


  4. Matija
    Jun 19, 2008

    Živijo, Tomaž, hvala za komentar. Tudi mene žuli podobno kot Aleša – ali je res možno, da vodja ne ve, kaj se dogaja v njegovem laboratoriju? Morda sem naiven, seveda ne mislim, da je vsak šef dober vodja, a vseeno sem verjel, da jih večina bolj ali manj solidno obvlada svoj posel.

    Bi bilo zanimivo slišati kaj več tovrstnih izkušenj.


  5. Aleš Čerin
    Jun 20, 2008

    Matija in Tomaž, danes sem bil na Blogresu in sem imel zanimivo debato prav o tem kako ljudje izgubljajo stik s svojim okoljem. Pa mi je šinilo v glavo…

    Včasih je bilo v laboratoriju več neformalnega druženja (npr. ob kavi, čaju, rojstni dnevi v službi, …). Vsak dan. In tu smo reševali prav vse probleme in težave (od domačih do službenih), se družili, spoznavali, … Kar naenkrat je to postalo nezaželjeno, avtomati za kavo na hodnikih, nič več druženja, … Ali se ti ne zdi, da je tudi to eden od vzrokov za odtujitev šefov?

    Sedaj vidim, da nekatere velike firme že prav spodbujajo neformalno druženje. Celo s pomočjo socialnih omrežij. Imeli smo bogastvo, pa smo ga v dirki za večjo “učinkovitost” izgubili.

    Kaj menita?


  6. Matija
    Jun 22, 2008

    Neformalno druženje je izredno pomembno. Seveda je pa potrebno imeti pri tem neko mero. Denimo dnevna kavica je kar primerna priložnost. Ampak to se vse bolj reducira. Moram pa reči, da je na zahodu tega vsaj po mojih izkušnjah več. Morda zato, ker so korak pred nami in so že ugotovili, da 100% pehanje ni rešitev.

    Seveda lahko iščemo proste minutke, ki bi jih zaposleni izgubljajo in bi jih lahko porabili za delo, a bistvenih sprememb na ta način ne bomo dosegli. Treba je razmišljati bolj v smeri, kako narediti delo bolj učinkovito.

    Ključna beseda pri dvigu učinkovitosti pa je “motivacija”. Brez te so vsi drugi ukrepi bolj ali manj jalovi. Motivirati ljudi v “odtujenem” timu pa je vražje težko, zlasti na dolgi rok.


  7. Tomaž Peršin
    Jul 02, 2008

    Pozdravljeni.
    Oprostite za pozen odgovor.

    Kar opazujem je, da so šefi vedno bolj zakopani v neko birokracijo in se jih vedno manj vidi v laboratoriju. Ždijo v svojih pisarnah in s tem izgubljajo stik z realnim delom v laboratoriju. V najslabših primerih sploh ne vedo več kako delo v laboratoriju poteka (zelo redko a kljub temu obstaja). Nisem pa seznanjen kakšne zadolžitve imajo, saj so zasedeni preko 100%…

    Od šefa laboratorija pričakujem, da je to oseba, ki se najbolj spozna na delo v laboratoriju in bo poskrbel za vse probleme in izboljšave (praktičen preizkus je, ko je treba praktično izvest analizo na strojih nekateri takoj potrebujejo pomoč tehnikov, ker ne vedo kje je to, kje ono, kako se naredi to ….). Žal to ni povsod in stanje se slabša.

    Seveda je opisan primer trenutno najslabši viden in obstaja tudi čisto nasprotje, kjer šef ve vse.


  8. Aleš Čerin
    Jul 09, 2008

    Omenil si birokracijo v katero so zakopani vodje laboratorijev in ki je razlog da se vodje nekako umaknejo iz laboratorija. Prav isto opažam sam – birokracije je toliko, da se nekateri laboratoriji sami sploh ne morejo izkopati iz nje.

    Saj vodja res ne more poznati prav vseh fines dela v laboratoriju (omenjaš praktični preizkus), morali pa bi biti toliko v stiku z realnostjo laboratorija, da bi bili zmožni se pravilno odločati. In to je naloga vodje.

    Hvala za odličen komentar.


  9. E.Tomazin
    Jul 14, 2008

    Aleš me je povabil, naj sodelujem pri vaših razpravah. Vidim, da je omejena na nekaj ljudi in da torej še ni prav zaživela.

    Sam se delal v laboratoriju kakšnih 20 let. Imeli smo omejena sredstva in veliko navdušenja. V primerjavi z industrijskimi laboratoriji smo bili pravi reveži, a ravno od teh, ki smo jih kar malo z zavistjo gledali kot “bogataše”, smo dobili najzahtevnejše delo, ki ga sami niso mogli opraviti.

    Navidezen paradoks je imel logično ozadje, ki odseva tudi iz vaših razglabljanj: takrat so analize “fizično” izvajali tehniki,inženirjev je bilo manj, pa so bili šefi laboratorijev. Več kot s konkretnimi problemi so se ukvarjali s papirji in ko je tehnik imel problem z izvedbo analize, niso mogli preprosto združiti njegove izkušenosti s svojo teoretično podkovanostjo, ker je bilo to v dveh glavah.Tako smo dobili delo mi, ker smo pri nas vsi delali vse in smo torej tudi tisti z več teoretičnega znanja obvladali prakso.

    Pozneje se jo to spremenilo in so inženirji delali z zahtevnejšo analistko opremo tudi v industrijskih laboratorijih. Tisti, ki postane šef, je za prakso prikrajšan in ima zato tudi drugačen pogled na problematiko. Nek filozof je lepo povedal, da se prepričanje, kako zlahka je nek problem rešljiv, veča s kvadratom oddaljenosti od tega problema. No in tu je osnova za težave s šefi: višji kot je njegov položaj, bolj je “pameten”, kako enostavne so stvari.

    Tako se začne laboratorijsko delo “kvantificirati”, posledično pa kakovost dela pade. Ena izmed najslabših rešitev, ki jih lahko v laboratorijih uvedejo, je nagrajevanje za hitrost oz. bolje: kaznovanje za napako pri delu. Vsi smo ljudje in vsi delamo napake. Če napako priznaš, bo malo zamude a hujših posledic ni, če pa je analitik za ponavljanje analize kaznovan (ocena: manj uspešen), bo napako prikril in posledice so lahko hude in zelo, zelo drage.

    Takšne primere sem videl in zagovarjam mnenje, da napaka, ki jo prepoznaš in priznaš, pomeni izkušnjo in s tem napredek. Najbolj se bojim ljudi, ki “napak ne delajo”- napake delamo namreč vsi, le jih nekateri ne prepoznajo, drugi pa jih ne priznajo (ne vem, kaj je slabše). Ocenjevanje laboratorija po št. analiz lahko vodi v sistem nepriznavanja napak. Tudi ista, rutinska analiza ne poteka vedno pod enakimi pogoji- ko uporabiš kromatografsko kolono drugič, tretjič..so pogoji že drugačni. Če zaradi časovnega pritiska ne vzdržuješ opreme (kolone), so meritve slabše kakovosti, torej manj zanesljive. Iz rezultatov na izvidih ni razvidno, s kakšno zanesljivostjo so bili izmerjeni. Dva,na videz (torej številčno) enaka rezultata, sta lahko zelo različna. Zanesljivost meritev je veliko boljši pokazatelj kakovosti dela kot pa število analiz. Pa najbrž šefi po tem ne sprašujejo.

    Pa lep dan!


  10. Aleš Čerin
    Jul 17, 2008

    To pa so izkušnje iz laboratorija! Se strinjam s teboj. Jaz in Matija sva še iz tistih časov :-), ko smo inženirji še krepko delali v laboratorijih. Tako praktično, skupaj s pripravo vzorcev. Meni se še danes pozna in mi koristi pri svetovalnem delu.

    Drugače se pa meri učinkitost laboratorija na boljši način, kot pa da se samo šteje analize. Upam, da se bo Matija spet kmalu kaj razpisal…

    Pozdrav in oglasi se še kaj.



Komentirajte


Svetovanje 2.0


Mi svetujemo na dva načina: "v živo" pri stranki in s pomočjo internetnih sodelovalnih orodij (wiki, sodelovalni miselni vzorci).
Srečanje "v živo" je seveda vedno najboljša rešitev, vendar vedno ni mogoče.
S pomočjo enostavnega sodelovalnega orodja wiki, vam omogočimo, da sodelujemo na daljavo tudi po srečanju "v živo".
Več

Odpiramo prostor!


Odprti prostor je učinkovita, participativna moderacijska metoda za vodenje srečanj velike skupine ljudi, ki imajo skupen izziv. Imenujemo jo tudi "energija dobrega odmora za kavo".
Uporabljamo jo v situacijah, ko se skupina zelo različnih ljudi spoprime z zapleteno in morda tudi konfliktno temo.
Odprti prostor: nov projekt, nov izdelek/storitev, vizija, poslanstvo, iskanje novih rešitev, ...
Več

 Flickr fotografije