Vsi poznamo Wikipedijo, enciklopedijo, ki jo vsi lahko urejamo. Vendar wiki v podjetju NI WIKIPEDIJA, pač pa sodelovalno orodje, ki ga uporabljamo pri vsakodnevnem sodelovanju na veliko področjih.

Kaj je wiki?

• Tehnično je wiki internetna platforma, ki omogoča ENOSTAVNO urejanje in povezovanje internetnih strani.
• Wiki pa je pravzaprav način dela v podjetju in je kultura sodelovanja in soustvarjanja.

Tehnično namestiti wiki na strežnik je enostavno, vendar to ne zagotavlja, da ga bodo ljudje v resnici uporabljali.

Predavanja

• Želite, da bi na vaši konferenci, simpoziju, izobraževanju ali v vašem podjetju, šoli, nevladni organizaciji govoril o možnostih uspešne uporabe wikija v vašem okolju?
• Pokličite in si rezervirajte termin.

Uporaba wikija v podjetju

Wiki se lahko v podjetju uporablja na zelo različne, vedno pa deluje takrat ko želimo omogočiti UČINKOVITO sodelovanje v projektnem timu, delovni skupini, v oddelku, med oddelki, med zaposlenimi in vodstvom.

Projektno delo

• Wiki omogoča organiziranje projekta na enem mestu, dostopno vsem članom projektnega tima, vedno in povsod kjer imamo dostop do interneta.
• Wiki omogoča dajanje konteksta projektnim dokumentom, ki brez “zgodbe” obvisijo v zraku.
• Projektni tim ve, da bo dobil vse zadnje verzije dokumentov na enem mestu. Drugače so razpršeni po podjetju (v e-poštnih predalih, skupnih diskih, fasciklih, …).
• Wiki omogoča enostavno vključevanje novih članov projektnega tima, ki najdejo celotno zgodovino projekta na enem mestu.

Izdelava dokumentov/sistem za upravljanje dokumentov

• Wiki je odlično orodje za razvoj, pripravo in pregled dokumentov (Splošnih operacijskih postopkov, Navodil za delo, …), še posebno tam, kjer mora v procesu sodelovati več ljudi, na različnih lokacijah.
• Namesto, da si osnutke dokumentov pošiljamo po e-pošti, imamo na wikiju stalen dostop do dokumenta in ga lahko urejamo. Vsa zgodovina sprememb je jasno zapisana (kdo, kaj, kdaj) in verzije so na enostaven način primerljive med seboj.
• Wiki se lahko uporablja tudi kot sistem za upravljanje dokumentov za mala in srednje velika podjetja.

Upravljanje znanja

• Wiki omogoča zajemanje in graditev znanja, ki ga v podjetju že imamo, pa se ga včasih niti ne zavedamo (t.i. tacitno znanje).
• Wiki je centralni “prostor”, kjer se znanje gradi, dograjuje, razvija, najde, izmenjuje.
• Wiki je lahko tudi prostor zajemanja in delitve najboljših praks in lahko tudi praks, ki se jim izogibamo.
• Znanje in izkušnje se s pomočjo sinergičnega prispevanja stalno nadgrajujejo in so s pomočjo enostavnih iskalnikov in ključnih besed na razpolago vsem.

Upravljanje sestankov

• Wiki omogoča skupno kreiranje dnevnega reda pomembnih sestankov. Predvsem je uporaben takrat ko želimo, da pridejo na dnevni red tudi teme, ki bi sicer ostale skrite. Udeleženci jih enostavno zapišejo v wiki (Uredi, Piši, Shrani).
• Med sestankom se zapisnik lahko piše direktno v wiki. Po sestanku je zapisnik na voljo vsem udeležencem, ki ga lahko tudi popravljajo. Ko so z zapisnikom vsi zadovoljni, ga odgovorna oseba lahko zaklene.

Izobraževanja

• Wiki se uporablja za razvoj, pripravo in distribucijo izobraževalnih vsebin v podjetju. Predvsem tam, kjer je treba, da pri procesu sodelujejo ljudje iz več področij ali lokacij.
• Praktično se wiki lahko uporablja tudi za organizacijo izobraževalnih dogodkov.
• Wiki služi tudi kot centralno mesto za izobraževalne dokumente, ki jih ljudje vedno najdejo in uporabijo.

Organizacija, komunikacija in mreženje

• Wiki omogoča organizacijo in načrtovanje dela v oddelkih (organiziranje dela, predajanje informacij med izmenami, rezervacija opreme, prostorov, …).
• Wiki se uporablja tudi za čisto praktične reči kot so: interni telefonski imenik (ki ga lahko vsakdo ureja), novice, vabila na dogodke, obvestila.
• Wiki omogoča komuniciranje in mreženje med zaposlenimi v podjetju: izdelava oddelčnih internetnih strani, timov, delovnih skupin, posameznikov.

Kako vpeljujemo wiki v vaše podjetje?

Pri vpeljevanju wikija upoštevamo mnogo dejavnikov, predvsem pa posvetimo pozornost procesom ter ljudem in ne samo tehničnim vprašanjem. V podjetjih smo opazili že mnogo wiki platform, ki “mrtve” ležijo na strežnikih.

1. Pogovor o strategiji vpeljevanja wikija

• Pridobivanje pomembnih informacij o možnostih uporabe wikija v vašem podjetju.
• Načrtovanje strategije, časovnega okvira in ciljev uporabe wikija.
• Odgovorimo na vaša vprašanja.
• Izberemo projektni tim iz oddelkov vašega podjetja za pilotni wiki.

2. Spodbujanje zavedanja uporabe wikija

• V vašem podjetju izvedemo predavanje s praktičnim prikazom delujočega wikija za vse člane podjetja.
• Predavanje omogoča, da ljudje začnejo razmišljati o možnostih uporabe wikija v njihovem okolju, na njihovem delovnem mestu. To omogoči tudi kasnejše lažje vpeljevanje wikija po celem podjetju.

3. Praktične delavnice za projektni tim

V sklopu delavnic v majhni skupini vašega projektnega tima se posvetimo dejavnikom, ki vplivajo na uspešno vpeljevanje wikija s procesnega, človeškega in tehničnega vidika. V delavnicah:

• Proučimo način vsakodnevnega dela s poudarkom na uporabi wikija za večjo učinkovitost, kakovost in uspešnost vašega dela;
• Izberemo pilotno področje uporabe wikija v vašem podjetju;
• Poiščemo mesta v procesu, ki bi lahko ovirala uporabo wikija in jih odpravimo;
• Izberemo najbolj primerno wiki platformo.

4. Uvedba pilotnega wikija

• Pilotni wiki da pozitivno izkušnjo uporabe wikija. Pilotni wiki izvajamo na enem resničnem projektu, v majhni skupini in kratek čas.
• Namestimo wiki platformo in jo prilagodimo vašim potrebam, ter uredimo osnovno okolje za delovanje wikija (tehnično, vsebinsko);
• Skupaj s projektnim timom začnemo uporabljati wiki in sproti odpravljamo ovire (tehnične, procesne in človeške) za uspešno sodelovanje.
• Pomagamo pri strukturiranju wikija, delujemo kot wiki vrtnar in vzgajamo vašega wiki vrtnarja.
• Skupaj s projektnm timom izvedemo vrednotenje pilotnega wikija.

5. Širitev wikija

• Wiki razširimo na več več uporabnikov, več področij uporabe, več organizacijskih enot.
• V procesu širitve pomagamo z nasveti glede organizacije uporabnikov, strukturiranja vsebine ter pri aktivnostih za spodbujanje uporabe in odpravljanju ovir za sodelovanje.

Svetovanje

• Ključ za uspešno vpeljevanje wikija v podjetje je ustvariti prave pogoje za uporabo wikija v vašem okolju. V vpeljevanje wikija aktivno vključimo vaše ljudi in odpravimo ovire za sodelovanje (tehnične, procesne in človeške).
• Najemite nas za svetovanje pri vpeljevanju wikija. Pomagali vam bomo do uspeha.
• Pokličite nas za BREZPLAČNO uro svetovanja.